Contoh Surat Teguran: Panduan Lengkap untuk Syarikat di Malaysia

17 Jun 2024
my
Emil

Contoh Surat Peringatan Kerja serta Ketentuannya untuk Karyawan Anda!

Sebagai pemilik perniagaan atau pengurus HR, pernahkah anda berada dalam situasi di mana prestasi pekerja merosot atau melanggar polisi syarikat? Situasi seperti ini memerlukan tindakan yang tegas tetapi adil, dan di sinilah surat teguran memainkan peranan penting.

Surat teguran adalah dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh syarikat kepada pekerja atau pihak lain yang berkaitan sebagai amaran bertulis atas pelanggaran peraturan, prestasi yang tidak memuaskan, atau salah laku. Ia berfungsi sebagai rekod rasmi dan bukti tindakan yang telah diambil sekiranya berlaku pertikaian di kemudian hari.

Meskipun dianggap sebagai dokumen yang serius, ramai yang masih tidak memahami sepenuhnya kepentingan dan cara yang betul untuk menghasilkan surat teguran yang berkesan. Artikel ini akan membincangkan dengan lebih lanjut tentang contoh surat teguran, kepentingannya, dan cara menggunakannya untuk meningkatkan kecekapan operasi syarikat anda.

Sejarah penggunaan surat teguran dalam konteks pekerjaan bermula sejak dari sistem pengurusan sumber manusia moden diperkenalkan. Ia menjadi semakin penting seiring dengan peningkatan kesedaran tentang hak pekerja dan keperluan untuk mewujudkan persekitaran kerja yang adil dan telus.

Salah satu masalah utama yang sering dihadapi oleh syarikat adalah kurangnya pengetahuan tentang cara yang betul untuk menulis surat teguran yang berkesan. Surat teguran yang tidak lengkap, tidak jelas, atau tidak profesional boleh menyebabkan salah faham, menjejaskan moral pekerja, dan dalam kes yang lebih serius, boleh membawa kepada tindakan undang-undang.

Kelebihan dan Kekurangan Surat Teguran

Berikut adalah jadual yang menunjukkan kelebihan dan kekurangan surat teguran:

Kelebihan	Kekurangan
Memberi amaran rasmi kepada pekerja	Boleh menjejaskan moral pekerja jika tidak dikendalikan dengan baik
Merekodkan isu dan tindakan yang diambil	Memerlukan masa dan usaha untuk menyediakan dokumen yang lengkap
Membantu dalam proses tindakan disiplin yang adil dan telus	Tidak menjamin perubahan tingkah laku pekerja

Amalan Terbaik untuk Surat Teguran

Berikut adalah 5 amalan terbaik untuk melaksanakan surat teguran dengan berkesan:

Bersikap profesional dan objektif: Gunakan bahasa yang formal, jelas, dan fokus kepada fakta dan tingkah laku, bukannya menyerang peribadi.
Nyatakan dengan jelas pelanggaran atau isu: Jelaskan dengan terperinci peraturan yang dilanggar, prestasi yang tidak memuaskan, atau salah laku yang dilakukan.
Berikan bukti yang kukuh: Sertakan tarikh, masa, saksi, dan sebarang dokumen sokongan yang berkaitan untuk menyokong dakwaan anda.
Tetapkan jangkaan yang jelas: Nyatakan dengan jelas tindakan pembetulan yang perlu diambil dan tempoh masa yang diberikan untuk penambahbaikan.
Berikan peluang untuk respon: Maklumkan kepada pekerja bahawa mereka berhak untuk memberikan penjelasan atau respon bertulis terhadap surat teguran tersebut.

Contoh Nyata Surat Teguran

Berikut adalah 5 contoh situasi di mana surat teguran mungkin diperlukan:

Kehadiran: Pekerja sering datang lewat atau tidak hadir tanpa sebab yang munasabah.
Prestasi: Pekerja gagal mencapai sasaran yang ditetapkan atau menunjukkan prestasi yang tidak memuaskan.
Salah Laku: Pekerja melanggar polisi syarikat seperti menggunakan aset syarikat untuk kegunaan peribadi atau melakukan gangguan seksual.
Penipuan: Pekerja menipu dalam rekod waktu kerja, tuntutan perbelanjaan, atau maklumat lain.
Perselisihan: Pekerja terlibat dalam pergaduhan atau pertelingkahan serius dengan rakan sekerja.

Cabaran dan Penyelesaian Surat Teguran

Berikut adalah 5 cabaran dan penyelesaian berkaitan surat teguran:

Cabaran	Penyelesaian
Pekerja enggan menandatangani surat teguran	Sediakan saksi dan rekodkan penolakan tersebut secara bertulis
Pekerja membalas surat teguran dengan kemarahan atau penafian	Tetap tenang, dengar dengan teliti, dan berpegang kepada fakta. Berikan peluang kepada pekerja untuk mengemukakan rayuan secara formal jika perlu.
Surat teguran tidak membawa kepada perubahan tingkah laku	Pertimbangkan untuk mengambil tindakan disiplin yang lebih tegas seperti amaran akhir atau penamatan kontrak
Kurang sokongan dari pihak pengurusan atasan	Berkomunikasi dengan jelas tentang kepentingan dan proses surat teguran kepada pihak pengurusan
Risiko tindakan undang-undang dari pekerja	Pastikan surat teguran adalah adil, objektif, dan mematuhi undang-undang pekerjaan

Soalan Lazim tentang Surat Teguran

Berikut adalah 8 soalan lazim tentang surat teguran:

Apakah format surat teguran yang betul? Walaupun tiada format yang ditetapkan, surat teguran haruslah profesional, ringkas, dan mengandungi maklumat penting seperti tarikh, nama pekerja, butiran pelanggaran, dan tindakan yang diperlukan.
Berapa lama surat teguran disimpan dalam rekod pekerja? Tempoh penyimpanan rekod pekerja berbeza mengikut undang-undang tempatan, tetapi amalan terbaik adalah menyimpannya selama sekurang-kurangnya beberapa tahun.
Bolehkah surat teguran ditarik balik? Penarikan balik surat teguran bergantung kepada polisi syarikat dan jenis pelanggaran. Dapatkan nasihat dari pakar HR sebelum membuat keputusan.
Apakah perbezaan antara surat teguran dan amaran? Surat teguran biasanya merupakan langkah pertama dalam proses tindakan disiplin, manakala amaran adalah lebih serius dan boleh membawa kepada penamatan kontrak.
Adakah surat teguran perlu ditandatangani oleh pekerja? Tandatangan pekerja bukan sentiasa diperlukan, tetapi ia menunjukkan bahawa mereka telah menerima dan memahami kandungan surat tersebut.
Bolehkah surat teguran digunakan untuk tujuan selain daripada tindakan disiplin? Ya, surat teguran juga boleh digunakan untuk mendokumentasikan prestasi pekerja, memberikan maklum balas rasmi, atau mengesahkan perubahan dalam terma pekerjaan.
Apakah langkah-langkah yang perlu diambil selepas mengeluarkan surat teguran? Pantau prestasi pekerja, berikan sokongan yang diperlukan, dan ambil tindakan susulan yang sewajarnya berdasarkan perubahan tingkah laku mereka.
Di manakah saya boleh mendapatkan contoh surat teguran? Terdapat banyak contoh surat teguran yang boleh didapati secara online, tetapi pastikan anda memilih contoh yang sesuai dengan situasi dan undang-undang tempatan.

Tips dan Trik untuk Surat Teguran

Berikut adalah beberapa tips tambahan untuk surat teguran:

Semak semula surat teguran dengan teliti: Pastikan tiada kesilapan tatabahasa atau fakta sebelum menyerahkannya kepada pekerja.
Serahkan surat teguran secara peribadi: Ini menunjukkan keseriusan dan memberikan peluang untuk berbincang secara langsung.
Simpan rekod semua surat teguran: Ini penting untuk tujuan dokumentasi dan tindakan susulan.

Secara kesimpulannya, surat teguran merupakan alat penting bagi syarikat dalam menguruskan prestasi dan tingkah laku pekerja. Ia bukan sahaja berfungsi sebagai amaran rasmi, tetapi juga membantu melindungi syarikat daripada potensi liabiliti dan memastikan persekitaran kerja yang adil dan produktif. Dengan memahami kepentingan surat teguran, menggunakan format yang betul, dan mengikuti amalan terbaik yang disarankan, syarikat boleh memanfaatkan sepenuhnya alat ini untuk meningkatkan kecekapan dan keharmonian tempat kerja. Ingatlah bahawa matlamat utama surat teguran bukan untuk menghukum, tetapi untuk membimbing pekerja ke arah penambahbaikan dan mencapai potensi penuh mereka.